Każde Koło Naukowe ma prawo o ubieganie się o środki finansowe z Parlamentu Studentów UG.
Terminy składania projektów i preliminarzy na poszczególne kwartały :
I kwartał – do 10 stycznia
II kwartał – do 15 marca
III kwartał – do 15 czerwca
IV kwartał – do 15 października
Miejsce składania wniosków:
Biuro PSUG mieści się w budynku dawnej stołówki przy ul. Wita Stwosza 58, pok. 107, 132, tel./faks (0-58) 523 23 19, e-mail: rekkr@ug.edu.pl
SZCZEGÓŁOWE ZASADY ROZLICZANIA SIĘ KÓŁ NAUKOWYCH
Koła naukowe formalnie funkcjonują na Uniwersytecie Gdańskim według Zarządzenia nr 33/R/05 Rektora Uniwersytetu Gdańskiego z dnia 7 listopada 2005 roku (dostępny na stronie http://www.univ.gda.pl/pl/dz_org/prawo/zrek/2005/od32.htm#33)
Organem rejestrującym koło naukowe lub artystyczne jest Prorektor ds. Studenckich. Po zarejestrowaniu koło ma prawo ubiegać się o dofinansowanie do Dziekana danego wydziału, do Prorektora ds. Studenckich oraz do Parlamentu Studentów UG (w PSUG może starać się o środki z puli na koła naukowe, wydzielonej na te cele przez władze Uczelni). Zakupy i usługi, które można realizować, podlegają w większości Ustawie o zamówieniach publicznych. Są tom.in. artykuły biurowe, sprzęt komputerowy, drukarki–te artykuły należy zamawiać w sklepie internetowym. W tym celu należy się zarejestrować: http://www.univ.artnet.pl/index_l.php3 następnie poczekać na aktywację konta i można składać zamówienia.
– Materiały eksploatacyjne, płyty CD, dyskietki, tonery, tusze itp. – te artykuły zamawia się w administracji danego wydziału.
– Druk plakatów i ulotek – informacja pod adresem:http://arch.ug.edu.pl/pl/zamowienia/?id_kom=11880
– Zakup książek – http://arch.ug.edu.pl/pl/zamowienia/?id_kat=5
– Przewozy autokarowe – http://arch.ug.edu.pl/pl/zamowienia/?id_kat=5
Takie artykuły i usługi jak ksero, mat. foto, materiały laboratoryjne, odczynniki itp. można kupować i wykonywać w dowolnych punktach, ale należy uprzednio uzyskać zgodę Działu Zamówień (mieści się w rektoracie, pok. 124/ I piętro). Można to załatwiać osobiście, telefonicznie 523 2320 lub mailowo fkz@univ.gda.pl – z Panią Felicją Kondracką lub z Panem Jackiem Jętczakiem – rekjj@ug.edu.pl.
Aby uzyskać zwrot za poniesione wydatki (oprócz usług z przetargu, za które firma wystawia przelewowe faktury), należy w biurze PS UG przedstawićoryginalne faktury VAT lub rachunki (wystawione na Uniwersytet Gdański, ul. Bażyńskiego 1a, 80-952 Gdańsk, NIP 584-020-32-39) lub bilety za przejazd. Dokumenty te powinny być dostarczone do biura Parlamentu Studentów natychmiast po zakończonym projekcie lub powrocie z wyjazdu. Jest możliwość pobrania zaliczki na płatności poza przetargiem lub wyjazd naukowy – może ją pobrać opiekun naukowy koła.Zaliczkę należy rozliczyćmaksymalnie w ciągu 2 tygodni (czyli dostarczyć fakturę do biura jw.).
Środki finansowe przyznawane są na dany rok kalendarzowy (kwartalnie). Z przyznanych środków na projekty należy rozliczać się na bieżąco, najpóźniej jednak do 15 grudnia każdego roku. Po tej dacie rachunki nie będą przyjmowane, zaś koła, które nie zdążą się rozliczyć do tego terminu, stracą swoje środki. Na koniec roku kalendarzowego należy złożyć sprawozdanie z działalności koła oraz z wydanych środków za mijający rok. Sprawozdanie to jest podstawą do przyznania środków tzw. statutowych (patrz Regulamin).